Registre des mandats : tout savoir sur ce registre obligatoire des professionnels de l’immobilier

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En tant qu’agent immobilier, vous réalisez de nombreuses transactions immobilières qui acheminent sur des mandats immobiliers. Un mandat se défini comme un acte juridique par lequel une personne (acheteur, bailleur, vendeur, locataire) donne à une autre (agent immobilier) le pouvoir d’agir en son nom. Il est nécessaire pour le mandant de connaître ses droits au mandat de vente pour anticiper les difficultés et pour se protéger ses intérêts en cas de litige.

Dans le secteur de l’immobilier, le mandat est utilisé pour confier un bien à un agent immobilier et lui demander d’exercer diverses missions relatives à ce bien. Il existe divers mandats selon la mission confiée à l’agent immobilier :

  • Le mandat de recherche : le mandataire (agent immobilier) a pour mission de chercher un bien à présenter à l’acquéreur. Ce mandat permet à l’acquéreur de confier la recherche et l’achat de son futur bien.
  • Le mandant de vente ou de gestion : le propriétaire donne un mandat pour vendre son bien à l’agent immobilier. Celui-ci pourra par la suite, signer un compromis de vente au nom et pour le compte du mandant. Cependant, le propriétaire peut refuser l’offre s’il la juge trop basse.
  • Le mandant de location : un propriétaire foncier peut demander à un agent immobilier de trouver un locataire pour son bien immobilier disponible à la location.

Le registre électronique des mandats immobiliers

La signature électronique fait partie intégrante maintenant de notre quotidien pour gérer de nombreux documents. En ce qui concerne le mandat immobilier électronique, celui-ci est devenu valable uniquement s’il comporte une signature électronique. Celle-ci permet une meilleure identification, garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. Une signature manuscrite ne fait plus preuve de fiabilité car elle ne permet plus d’identifier la personne de façon indiscutable et sécurisée.

Grâce à la signature électronique, le signataire est assuré de garder le contrôle de sa signature et donc d’être sécurisé.

Les registres immobiliers obligatoires Loi Hoguet Loi Elan

La Loi du 2 Janvier 1970 connue par tous les professionnels de l’immobilier sous le nom de Loi Hoguet ainsi que ses décrets d’application stipulent la tenue obligatoire par les agents immobiliers de plusieurs documents légaux afférent aux mandats qu’ils signent. Certaines de ces dispositions originelles ont été notablement : modifiées par le décret du 21 Octobre 2005 réformant la Loi Hoguet, et notamment l’autorisation de la tenue des registres légaux de manière informatique.

Il est bon de savoir que depuis la mise en application de la loi Hoguet, complétée par la loi Elan de 2018, il est obligatoire pour un agent immobilier de posséder une carte professionnelle, également appelée carte T, afin de réaliser des transactions immobilières.

De plus, l’agent immobilier est tenu de tenir 2 registres pour répondre aux obligations de la profession sous peine de sanctions pouvant aller à 6 mois de prison et 7500€ d’amende.

Concernant ces registres, ils répondent à un modèle précis et doivent être réalisés rigoureusement, sous réserve de compromettre l’efficacité des contrats conclus et la rémunération de l’agent immobilier. On parle ici :

 – Du registre répertoire

– Du registre des mandats,

Le registre répertoire

Le registre répertoire est obligatoire. Il répertorie les reçus délivrés dans le cadre des versements ou remises concernant un agent immobilier. Ces reçus doivent respecter un format légal, qui devra mentionner le numéro du reçu et le numéro du carnet duquel il provient. Ce registre retrace toutes les actions du compte si le mandant opte pour la détention de fonds.

Les règles à prendre en compte

Le registre répertoire est soumis à plusieurs obligations. Son modèle est à l’avance relié et côté sans discontinuité. Il peut également être tenu au format électronique, sous certaines conditions. Son délai de conservation est de 10 ans. Le non-respect de ce contrat peut engendrer des poursuites judiciaires à l’encontre de l’agent immobilier pouvant aller à 2 ans d’emprisonnement et passible de 30 000€ d’amende.

Le registre des mandats

Le registre des mandats correspond à un numéro de mandat qui doit être reporté sur le document. Le mandat doit contenir toutes les informations légales nécessaires à son exécution, ainsi que le numéro qui sera reporté sur le registre des mandats. Celui-ci ne doit pas être raturé ou comprendre de mention rajoutée.

Les règles à prendre en compte

Le modèle des registres des mandats est obligatoirement déterminé par un arrêté du gouvernement. Seul ce modèle est reconnu comme recevable. Tous les mandats réalisés par l’agent immobilier doivent être listés dans le registre des mandats selon un ordre chronologique. Celui-ci ne doit pas contenir de rature, d’ajout ou de blanc. Chaque mandat doit posséder un numéro qui doit être noté le jour de la signature du document sur les deux exemplaires, sous peine d’être reconnu comme nul, pour ensuite le reporté sur le registre des mandats le même jour.

Le registre des mandats peut être tenu au format électronique, sous certaines conditions (mentionnées dans le code civil, article 1316). Concernant les mandats de vente et de recherche, ils doivent être répertoriés dans le même registre des mandats. Le délai de conservation du registre des mandats est de 10 ans. Le non-respect d’une de ces règles peut engendrer une annulation du matin, mais aussi l’engagement de poursuites judiciaires à l’encontre de l’agent immobilier, qui peut se voir interdit d’exercer sa profession.

Le registre des mandats électroniques

Avec l’avènement de la signature électronique et depuis la mise en place du décret n°2005-1315 en 2016, il est tout à fait possible de disposer d’un mandat électronique valable en immobilier, que ce soit à distance ou non.

La signature électronique est de plus en plus utilisée par les agents immobiliers car elle est synonyme de gains de temps, mais aussi de productivité. De plus, elle évite les tâches chronophages comme les photocopies, les scans et permet de faire des économies de papier.

Cependant, utiliser la signature électronique demande de respecter certaines règles applicables aux contrats dits « hors établissement ». La signature peut avoir lieu au sein de l’agence immobilière ou au domicile du vendeur. Si le mandat est signé en agence, le vendeur dispose de 7 jours pour se rétracter. Si par contre, la signature a été réalisée chez le vendeur, ce dernier peut changer d’avis dans les 2 semaines à venir, à moins qu’il décide de ne pas faire ce choix. Le mandat doit alors comporter un formulaire de rétractation, mentionnant les modalités précises au mandant pour se faire. En cas de manquement, une amende peut être due par l’agence immobilière.

Concernant les réglementations pour le mandat électronique, il existe une loi qui protège le mandat, en tant que consommateur, face à l’agent immobilier. Celle-ci est compatible avec la loi Hoguet. Une seule condition est requise : la signature doit être sécurisée et authentique, notamment grâce à l’aide d’une clé informatique. Ainsi, le procédé choisi par le professionnel doit garantir le caractère fiable de la signature. Il doit aussi faire part d’un exemplaire original au vendeur, mais attention celui-ci ne doit pas être scanné car il n’aurait dans ce cas aucune valeur juridique.

Protexa

Protexa est la société éditrice du logiciel Protexa, l’outil de registre électronique des mandats immobiliers. Solution fiable et adoptée par de nombreux professionnels de l’immobilier, que ce soient des agents immobiliers ou des administrateurs de biens notamment, le registre des mandats électronique de cette solution est simple d’utilisation et agréé pour la tenue des registres légaux sous forme informatique. De nombreux logiciels immobiliers ont interfacé la solution logicielle de Protexa afin de délivrer l’interface de saisie au sein même du logiciel de transaction de l’agence immobilière.

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